Często wydaje się, że pracownicy niechętnie podchodzą do procesu informatyzacji swojego przedsiębiorstwa. Wynikać to może głównie z błędnej oceny wdrażanego systemu i jego niezrozumienia oraz obawy przed utratą pracy. Skąd takie wnioski?

W momencie, gdy firma postanawia zinformatyzować swoje struktury, wdrażając system ERP, pracownicy odczuwają zaniepokojenie. Jest ono zwykle wynikiem obaw związanych z koniecznością nauczenia się obsługi nowego systemu (czy dam radę?) oraz przemyśleń typu: jakie zwolnienia będą planować skoro chcą informatyzować i automatyzować pracę na stanowiskach? Trzeba jasno powiedzieć, iż wdrożenie systemu nie likwiduje miejsc pracy, nie zastępuje ludzi a jedynie wspiera i usprawnia działania pracowników w codziennych obowiązkach. Co zrobić, aby pracownik poznał oprogramowanie na tyle dobrze, aby nie obawiał się i nie utwierdzał w błędnym przekonaniu, że jego rola zostanie ograniczona lub zastąpiona przez program? Przede wszystkim przedstawić zalety nowego narzędzia oraz informować, na czym polega wdrożenie systemu ERP i co dzięki takiej inwestycji może zyskać cała firma.

Obawy, które pojawiają się podczas wdrażania systemu informatycznego typu ERP wynikają w dużej mierze z braku informacji dotyczących roli jaką odgrywać będzie system w firmie. Najczęściej kadra zarządzająca nie tłumaczy w jakim celu system jest wdrażany oraz jakie problemy w procesach zarządzania i organizacji pracy spodziewają się dzięki temu rozwiązać. Ten problem dotyczy głównie pracowników na szczeblu operacyjnym, którzy mają jedną z kluczowym ról, mianowicie wprowadzanie  danych do nowego systemu. Brak danych, oznacza brak informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Dlatego ważne jest aby wytłumaczyć, jaką rolę odgrywać będzie pracownik  w procesie wdrożenia i utrzymania systemu informatycznego w firmie.

Aby  system ERP mógł działać i usprawniać zarządzanie produkcją lub innymi sektorami w przedsiębiorstwie pracownik musi zrozumieć sens i charakter takiego oprogramowania. Zdarza się bowiem, iż podejście pracowników do nowego systemu powoduje szereg trudności w kompletnym jego wdrożeniu. Pracownicy obawiając się, że system ich zastąpi nie napełniają go danymi, stale tłumacząc, że jest za trudny, że było zbyt mało szkoleń, itp. Z takim podejściem, wynikającym z lęku i niezrozumienia, żadna inwestycja nigdy nie zakończy się sukcesem. Zaufanie to podstawa, ważne jest aby uzmysłowić ludziom w firmie, że dany system ERP jest bardzo pomocnym narzędziem w ich codziennej pracy. Zrozumienie funkcjonowania takiego oprogramowania pozwoli uniknąć domysłów, plotek i spekulacji odnośnie samego systemu. Trzeba wzbudzić w ludziach pragnienie posiadania takiego narzędzia, które np. skróci im czas wprowadzania danych, przygotowania zestawień i raportów, pozwoli rejestrować i gromadzić wszystkie informacje w jednym miejscu, umożliwi elektroniczne przekazywanie dyspozycji do wykonania, pozwoli szybciej reagować na problemy dzięki wysyłanym sygnałom, sprawi, że komfort pracy na stanowisku operacyjnym będzie zdecydowanie lepszy.

Ważne jest przede wszystkim uświadomienie pracownikom, co takie narzędzie jak system ERP zapewni firmie, jak usprawni jej działanie, co zrobi, by praca była efektywniejsza i przede wszystkim uzmysłowi, że dany system bez człowieka nie zdziała nic.