Executive Assistant

W zwiąku z rozwojem naszego Klienta, innowacyjnej firmy inżynieryjnej specjalizującej się w obszarze zaawansowanych systemów laserowych, optyki oraz technologii wizyjnych, poszukujemy aktualnie osoby na role Executive Assistant dla Dyrektora Operacyjnego.

Czego oczekujemy od Ciebie?

• minimum 2 lat doświadczenia na stanowisku Asystenta/ki Zarządu, Office Managera lub w szeroko pojętej administracji.

• biegłej znajomości języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie

• doskonałej organizacji pracy, skrupulatności oraz ponadprzeciętnej dbałości o szczegóły.

• proaktywności i dużej inicjatywy w działaniu – widzisz kolejny krok i go wykonujesz

• dojrzałości biznesowej i pełnej dyskrecji – zdolność do zachowania absolutnej poufności to dla nas fundament.

• swobodnego korzystania z pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• praktycznej znajomości narzędzi AI (takich jak ChatGPT, Copilot, Claude)

• otwartech umysłu i zdolności do szybkiej nauki nowych systemów

Co będzie mile widziane?

• znajomość języka ukraińskiego lub rosyjskiego.

• doświadczenia w administracji międzynarodowej (obejmującej więcej niż jeden kraj lub kilka podmiotów prawnych).

• praktyki w obsłudze dokumentów kadrowo-formalnych, takich jak umowy B2B, dokumentacja ZUS czy procesy związane z legalizacją pobytu i pracy obcokrajowców.

• znajomości narzędzi do zarządzania i współpracy (np. Notion, Slack, Linear, Figma, GitHub lub AWS).

Czego możesz od nas oczekiwać?

• pracy w dynamicznym, rozwijającym się środowisku - dołączysz do jednej z rozwijanych spółek
• dużych możliwości rozwoju i perspektyw awansu w organizacji
• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę (okres próbny i następnie umowa na czas nieokreślony)
• możliwość zatrudnienia w oparciu o umowę B2B jeśli będzie taka preferowana
• początkowo pracy hybrydowej, docelowo planowana jest praca stacjonarna
• praca w godzinach 8.30 - 16.30 lub 9-17
• benefitów takich jak opieka medyczna oraz karta sportowa po okresie próbnym
• system premiowy ( będzie wdrażany nie wcześniej niż po okresie próbnym )
• pracę w międzynarodowym środowisku

Agencja zatrudnienia – nr wpisu 47

ta oferta pracy przeznaczona jest dla osób powyżej 18 roku życia

Jakie będą Twoje zadania?

• zarządzanie skrzynką odbiorczą, kalendarzem i codziennymi priorytetami COO

• kompleksowa odpowiedzialność za dokumentację w języku polskim i angielskim: e-maile, listy, umowy

• monitorowanie każdego oddelegowanego zadania i egzekwowanie jego realizacji. Bieżący follow-up, aby nic nie umknęło.

• tworzenie projektów dokumentów, podsumowań (briefów) i prezentacji

• wsparcie COO w ramach przygotowania do spotkań

• kompleksowa obsługa administracyjna biura w Polsce: ZUS, umowy B2B, dostawcy, logistyka.

• koordynacja działań z zagranicznymi podmiotami