Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane w dwóch pomieszczeniach, na parterze i na drugim piętrze budynku wielokondygnacyjnego Placówki Straży Granicznej w Braniewie. Dojścia i dojazdy utwardzone, budynek posiada bariery architektoniczne dla osób ze stopniem  niepełnosprawności (schody, brak wind). Brak pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych dla osób niepełnosprawnych (z dysfunkcją ruchową) na drugim piętrze, jedynie toaleta przystosowana znajduje się na parterze budynku. Ze względu na rozmieszczenie wewnętrznych komórek zachodzi potrzeba pieszego przemieszczania się pomiędzy kondygnacjami budynku. Pomieszczenia pracy spełniają wymagania stanowisk pracy stałej. Na stanowisku pracy nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub  uciążliwe dla zdrowia. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym.

Występują kontakty zewnętrzne: kilka razy dziennie osobiste z przedstawicielami Urzędu Pocztowego i IMPOST-u, kurierami innych instytucji celem dostarczenia przesyłek listowych, kilka razy w miesiącu osobiste z petentem zewnętrznym, przedstawicielami oraz kurierami administracji publicznej w celu złożenia dokumentów, kilka razy w roku osobiste z przedstawicielami Urzędu Miasta i Starostwa Powiatowego celem doręczenia przesyłek. Występują czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań takie jak: praca w terenie, permanentna obsługa klientów zewnętrznych, lokalizacja PSG w Braniewie w dwóch odrębnych obiektach oddalonych od siebie w odległości 9 km co utrudnia przekazywanie dokumentów, czynniki alergizujące: kurz, pył, drobinki celulozy, drobinki farby drukarskiej, stres.

Zakres zadań

• przyjmuje, rejestruje, ewidencjonuje, przekazuje, wysyła i udostępnia dokumenty jawne i niejawne w celu właściwego obiegu dokumentów w placówce oraz prowadzi urządzenia ewidencyjne służące do rejestracji dokumentów jawnych i niejawnych celem umożliwienia kontroli ich stanu i obiegu,
• sprawuje nadzór nad stroną formalną wytworzonego dokumentu oraz obiegu korespondencji w celu zapewnienia ścisłego stosowania przepisów w tym zakresie. Wydaje dokumenty osobom do tego upoważnionym oraz egzekwuje ich zwrot do kancelarii w celu zapewnienia właściwej ochrony dokumentacji służbowej oraz rozlicza z posiadanych dokumentów funkcjonariuszy i pracowników,
• sporządza protokół i bierze udział w protokolarnym zniszczeniu dokumentów niearchiwalnych BC oraz przygotowuje i przekazuje dokumenty jawne i niejawne do Archiwum Zakładowego w celu archiwizacji dokumentów,
• osobiście obsługuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz przy pomocy urządzeń biurowych: telefon, komputer (skrzynka Podawcza Platformy Administracji Publicznej - ePUAP) celem zapewnienia właściwego obiegu informacji pomiędzy wspópracyjącymi instytucjami,
• kompletuje, przedkłada dokumenty do podpisu oraz dekretacji Komendantowi placówki w celu zapewnienia systematycznego i terminowego obiegu korespondencji.

Wymagania niezbędne

• znajomość przepisów związanych z wytwarzaniem i obiegiem dokumentów jawnych i niejawnych, funkcjonowaniem kancelarii (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji),
• umiejętność pracy w zespole,
• komunikatywność,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• otwarty stosunek do klienta,
• uprzejmość,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie w zakresie obsługi kancelaryjnej (obiegu dokumentów),
• posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji o klauzuli „ściśle tajne”,
• preferowane doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy udokumentowanego doświadczenia zawodowego/stażu pracy w pracy biurowej w administracji publicznej.